[#企業管理] #新創、#授權 #預算、#預測、#內控、#專案、#改變、#整合(5/5)
10.
總結：內控、企業管理兩三事。
1) 內部控制，建立各部門[權責制衡]機制，我最常遇到的情形：
i. [不知道或不認同]工作本質的權責。
整體環境認為[費用請款]，發生費用部門，只要取得該部門最高主管簽核，會計部、財務部不得拒絕請款，一定要進入付款流程。👈此類型環境，可能不太適合設置[財務控制長]Finance Controller，因為，環境已經說明[財務會計不得控制請款]。您說呢?!
ii. [小時候]的Emily也被糾正過：緊急付款申請單，可以跳過[會計部]，直接請財務部進入付款作業！
內部控制精神：除了零用金機制，所有請款單(或稱付款單)，經過權責主管核准後，宜會計部/會計人員先進行入帳，才會進入付款作業流程。👈檢核[申請付款的單據]適當性=檢核[交易單據適當才能入會計帳]，宜先進入會計流程再進入財務付款流程；如果先付款，演變成一定要入帳，弱單據不適當，可以補單，而控制力較低。
iii. 會計部門認為，他們只負責拿到單據即入帳(被動)、提出財務報表就好了；費用發生沒有請款、ERP系統沒有將交易拋轉到會計帳務等等，都是別人的責任。👈確保會計帳務完整性是會計部門的責任；舉例：水電費沒請款，會計單位可以自行依照歷史資料預估金額。
iv. 某些職務設定為擁有特定權利、卻沒有相對責任或無從限制：
a. 老闆秘書協助傳達命令；環境氣氛演變：秘書講的話，就是老闆的意思，他人不敢質疑、或遲疑而降低工作效率；或者，子公司氣氛圍繞[總部說]…。👈可以請教是秘書個人建議/猜測或老闆指示、請教消息傳達人：總部哪一個人(部門及職稱)說的?
b. 稽核部門得以請求翻閱任何資料，包括薪資紀錄；人資部門得以因為薪資保密，拒絕提供薪資紀錄。👈人資部門應告知稽核部門，調閱薪資紀錄，請向OOO(董事長或稽核主管)申請核准調閱。這應是已經制度化的事情。
v.
報表是系統跑出來的，因此，製作報表這項工作的負責人(work owner)是[電腦系統]。
貴公司有沒這樣的情形呢?!
如果發生在特定職級的主管身上，建議老闆考慮該主管是否具備足夠的領導能力，因為那會影響您的團隊[士氣]及[當責]的認知，最後才是專業的成長。
特定職級：我定義是中階Manager(上面還有Director、VP的那一種經理)；當然，如果發生在Director身上，那就很____。供您參考，請自行定義您的容許度。
2) 本段落說明產品開發/無製程到付款給廠商的作業流程跨部門權責分工。大部分公司討論議題是：驗收核准部門、請款作業部門，屬於哪一部門比較適當?! 下圖工作環境是：產品部負責產品所有狀態的情形，供您參考：
3) 請問貴公司法務部門：稽核部門可否未經員工當事人同意翻閱員工辦公室抽屜物品?!
4)
呈上述母子公司組織管理，請問貴集團：已經知道要成立海外子公司，並指派母公司OO級主管外派擔任子公司總經理；組織設計、整體計畫，子公司總經理轄下最高主管將為各部門[經理]。請問OO指派什麼職級的主管比較適當?!
最後，分享給您我學到的內控名言：
[世上沒有完美的內部控制]、
[內部控制無法避免聯合舞弊] 。
什麼意思?! 👈 [控制功能]喪失、放水，[控制功能]與[執行功能]手牽手做不該做的事情。原因有很多，透過稽核或職務輪調雖然有可能發現，但無法[即時]發現，部分公司透過[檢舉信箱]方式提醒大家不要做不好的事情，也不要胡亂檢舉。供您參考。
以上分享。謝謝!
感謝您的肯定；上述內容，如果您想提問： [Emily，我們公司如果沒有看到妳分享的OOO，要如何達到這樣的能力?]
建議您考慮這樣的文化是否適合貴公司：從主管到每位員工，除了做好自己的工作，也養成這樣的想法習慣：[如果我是他/她(=溝通或互動的那一個人、部門)，整件事應該怎麼做比較好?!、會需要什麼資訊?!] 👈希望對您有幫助。
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Bruno Mars - Just The Way You Are
https://www.youtube.com/watch?v=wGUKBXpfU1o
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改變與整合，也是專案性質的工作；請先定義OO。您認為OO是什麼?!
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舉例：企業文化的改變，困難來自有管理權力的人=想要改變文化的人，是有可能的。(可能與貴公司企業文化或環境認知相異)
P04-P06 https://whatsyouridea1996.blogspot.com/2024/05/startups-plan-control-integrate-cht04.html
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分享：整合作業流程必用的1張表格。
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有電子核准平台需求，需要[核准記錄]、[核准效率]的公司才要看。
P07-P09 https://whatsyouridea1996.blogspot.com/2024/05/startups-plan-control-integrate-cht07.html
10.
總結：內控、企業管理兩三事。
P10 https://adv1996.blogspot.com/2024/05/startups-plan-control-integrate-cht10.html
